Comment un organisme de formation certifié Qualiopi peut-il mobiliser les dispositifs de financement de France Travail ?

Dans un paysage de la formation professionnelle en constante évolution, les organismes certifiés Qualiopi jouent un rôle stratégique dans l’accès à la montée en compétences des demandeurs d’emploi. Mais avoir une offre de formation attractive ne suffit pas : il faut aussi savoir naviguer les rouages des dispositifs de financement de France Travail. Cet article propose un mode d’emploi opérationnel pour mobiliser efficacement les dispositifs existants, avec des conseils pratiques, des étapes concrètes et des exemples réels inspirants.

1. Référencer vos formations et créer des liens avec France Travail

a) Le référencement via les CARIF OREF : première pierre de l’édifice

Avant de pouvoir générer un devis via Kairos (la plateforme dédiée à France Travail), votre formation doit être enregistrée dans le catalogue du CARIF OREF régional. C’est cette étape qui permettra à vos sessions de formation d’être visibles dans les outils de France Travail et mobilisables pour les aides.

Étapes clés :

• Créer un compte sur le site du CARIF OREF correspondant à votre région (ex : OFeli pour les Hauts-de-France, Rafael en Nouvelle-Aquitaine, etc.).
  
• Enregistrer vos actions de formation : intitulé, objectifs, contenu, public visé, modalités pédagogiques.
  
• Déclarer vos sessions de formation : dates, lieux, durée, nombre de places, prix.
  
• Obtenir un numéro de session, indispensable pour la suite.
  

Exemple : Un centre de formation en Occitanie souhaitant proposer des formations au métier d’assistant commercial a référencé ses sessions sur le portail Kairos via le CARIF régional. En 72h, sa formation était visible pour les conseillers France Travail.

b) L’interconnexion avec KAIROS : accès direct aux aides France Travail

Une fois vos formations validées sur le CARIF OREF, elles sont automatiquement transmises à KAIROS, la plateforme de France Travail. KAIROS vous permet de :

• Créer des devis pour les aides individuelles (AIF, POEI, etc.),
  
• Suivre les réponses des conseillers,
  
• Gérer les relations avec les candidats.
  

Prérequis :

• Être certifié Qualiopi,
  
• Créer un compte KAIROS et désigner un Responsable de Gestion de Compte (RGC),
  
• Respecter les formats et échéances d’alimentation du catalogue CARIF OREF.
  

2. Développer une relation de proximité avec les conseillers France Travail

Une fois vos formations accessibles techniquement, il reste l’essentiel : les rendre visibles humainement. Les conseillers France Travail sont les premiers prescripteurs de vos parcours. Savoir les mobiliser, les informer et les outiller, c’est multiplier vos chances d’avoir des places remplies et financées.

a) Instaurer un lien de confiance

Voici quelques leviers relationnels pour construire un partenariat de qualité :

• Prendre contact avec les agences locales (physiquement ou par mail) pour présenter votre offre,
  
• Proposer des rencontres thématiques, portes ouvertes, ou webinaires autour de vos formations,
  
• Envoyer régulièrement des newsletters ciblées avec des actualités, des taux d’insertion, des témoignages, etc.
  

Exemple : Un organisme francilien spécialisé dans les métiers du numérique a organisé un webinaire avec une agence locale de France Travail. Résultat : 12 inscrits en moins d’un mois, via la recommandation directe de trois conseillères.

b) Fournir des outils “clé en main” aux conseillers

Les conseillers France Travail sont sollicités en continu. Plus vous leur facilitez la vie, plus ils recommanderont vos parcours :

• Fiches formation prêtes à imprimer,
  
• Modèles de mails de convocation,
  
• Résumés pédagogiques avec objectifs clairs, débouchés, financement activable.
  

Bon réflexe : Mentionnez toujours les dispositifs éligibles (AIF, CPF, POEI, AFC…) sur chaque fiche programme.

3. Créer des devis AIF via Kairos : le réflexe incontournable

La plateforme Kairos est l’interface officielle entre les organismes de formation et France Travail pour la gestion des aides individuelles à la formation (AIF). Une fois vos formations référencées, c’est ici que tout se joue.

a) L’AIF : un financement individuel mais stratégique

L’Aide Individuelle à la Formation (AIF) permet à un demandeur d’emploi de financer une formation non prise en charge collectivement (PRF, AFC…), à condition qu’elle soit cohérente avec son projet professionnel.

Pour l’organisme, l’AIF est souvent le levier le plus rapide à mobiliser, à condition de bien maîtriser le process.

b) Comment créer un devis AIF sur Kairos

Étapes opérationnelles :

1. Le demandeur d’emploi vous contacte (souvent suite à une discussion avec son conseiller).
   
2. Vous vérifiez que la session est bien visible sur Kairos.
   
3. Vous générez un devis numérique dans Kairos :
   
   • Titre et dates de la formation,
     
   • Lieu, durée, coût pédagogique (frais annexes éventuels),
     
   • Précision sur les modalités pédagogiques.
     
4. Le devis est transmis au candidat, qui doit le valider via son espace France Travail.
   
5. Le conseiller reçoit la demande et donne un avis favorable ou non.
   

Exemple : Un organisme de formation en Nouvelle-Aquitaine a accompagné une demandeure d’emploi en reconversion vers l’esthétique. En moins de 5 jours, le devis AIF a été validé, et la formation a démarré dans les deux semaines.

c) Astuces et bonnes pratiques

• Précisez toujours le coût TTC, même si vous êtes exonéré de TVA.
  
• Mettez en avant la valeur ajoutée du parcours (certification, débouchés, durée optimisée).
  
• Tenez à jour vos dates de sessions : un devis lié à une session expirée ne passera pas.
  
• Soyez disponible et réactif : les conseillers peuvent vous appeler pour une précision à fournir très rapidement.
  

4. Monter des POEI et POEC : la logique emploi avant tout

Les Préparations Opérationnelles à l’Emploi (POE) sont des dispositifs puissants, car elles préparent les demandeurs d’emploi à intégrer directement un poste ou un secteur en tension. Il en existe deux formes : la POEI (individuelle) et la POEC (collective).

a) La POEI : une réponse sur-mesure à une promesse d’embauche

La POEI est déclenchée lorsqu’un employeur souhaite recruter, mais qu’il identifie un écart de compétences chez un ou plusieurs candidats. La formation est alors construite sur-mesure, avec France Travail et un OPCO.

Conditions :

• Promesse d’embauche (CDD de 12 mois minimum, CDI, ou alternance),
  
• Maximum de 400 heures de formation,
  
• Financement partagé entre France Travail et l’OPCO.
  

Exemple : Une société de télésurveillance cherche à recruter 6 opérateurs. Aucun des candidats n’a les habilitations nécessaires. Un organisme de formation propose une POEI de 280h en partenariat avec l’OPCO et l’entreprise. Les 6 candidats suivent la formation, passent les habilitations, et sont tous embauchés à l’issue.

b) La POEC : l’approche filière et volume

La POEC est une formation collective construite par les OPCO, en lien avec France Travail et des branches professionnelles. Elle vise à préparer un groupe de demandeurs d’emploi à des métiers en tension, souvent en amont de recrutements.

Caractéristiques :

• Financement assuré par l’OPCO + France Travail,
  
• Formation gratuite pour les bénéficiaires,
  
• Démarches coordonnées par l’OPCO (vous devez être positionné sur leur catalogue).
  

Exemple : L’OPCO Santé lance une POEC « Assistant de soins en gérontologie » dans la région Grand Est. L’organisme de formation local est retenu, 15 stagiaires sont formés, et 12 obtiennent un contrat dans les 3 mois.

5. Répondre aux appels d’offres de France Travail : focus sur les Actions de Formation Conventionnées (AFC)

France Travail peut acheter directement des formations via des marchés publics, appelés Actions de Formation Conventionnées (AFC). Ces actions sont intégralement financées par France Travail, et visent des métiers en tension ou à fort potentiel d’insertion. Pour un OPAC, y répondre, c’est accéder à un flux régulier de candidats sans reste à charge pour l’apprenant.

a) Où et comment repérer ces appels à projets ?

Les appels d’offres France Travail sont publiés via :

• Le site officiel marches-publics.gouv.fr,
  
• La plateforme interne Actuformation France Travail (accessible pour les organismes référencés),
  
• Les agences France Travail locales, qui diffusent parfois des consultations directes en procédure adaptée.
  

Astuce : créer des alertes email avec les mots-clés “AFC”, “France Travail”, “formation conventionnée”, “marché public”, “procédure adaptée” pour ne manquer aucune opportunité.

b) Le contenu d’un appel d’offres AFC

Un appel d’offres France Travail contient en général :

• Un cahier des charges précisant les objectifs pédagogiques, les attendus en termes de certification ou de compétences,
  
• Le volume horaire attendu, parfois la durée par stagiaire,
  
• Les modalités pédagogiques imposées (présentiel, AFEST, FOAD…),
  
• Les critères d’évaluation des offres : méthodologie, équipe pédagogique, capacité d’insertion, taux de réussite, etc.
  

Important : France Travail accorde une grande attention au taux de retour à l’emploi, au suivi post-formation, et à la personnalisation des parcours.

c) Comment répondre efficacement à une consultation AFC

Pour maximiser vos chances d’être retenu :

• Soignez la cohérence entre votre programme et les attendus du cahier des charges,
  
• Mettez en avant vos indicateurs de performance : taux de certification, retour à l’emploi, abandon, satisfaction,
  
• Détaillez votre organisation logistique (matériel, locaux, accessibilité, soutien aux publics spécifiques),
  
• Proposez une individualisation du parcours : adaptations possibles, ateliers complémentaires, tutorat, suivi renforcé.
  

Exemple : Un organisme de formation répond à un appel d’offres AFC sur le métier d’agent de propreté. Il propose un module AFEST en entreprise + remise à niveau en savoirs de base + préparation à la certification CléA. Grâce à son approche modulaire et à un taux d’insertion supérieur à 70 % en 2023, il est sélectionné.

d) Une fois retenu, que se passe-t-il ?

• Vous signez une convention de formation avec France Travail,
  
• Vous vous engagez à respecter les modalités prévues (durée, lieux, méthodes),
  
• Les stagiaires sont orientés par les conseillers France Travail : vous recevez des listes ou organisez des informations collectives,
  
• Vous devez assurer un suivi administratif rigoureux : feuilles de présence, attestations, bilans intermédiaires et finaux, etc.

6. Mobiliser le CPF avec abondement France Travail

Le Compte Personnel de Formation (CPF) est un droit individuel, mais il peut être renforcé par un abondement public, notamment par France Travail, lorsque le projet est validé et que le solde CPF est insuffisant.

a) Le rôle de l’OPAC

• S’assurer que votre formation est éligible au CPF (inscription au RNCP ou au Répertoire Spécifique),
  
• Aider l’apprenant à créer son dossier sur MonCompteFormation,
  
• Le guider dans la demande d’abondement France Travail (accessible depuis MCF une fois que la formation est validée par le conseiller).
  

Exemple : Une demandeure d’emploi dispose de 1 200 € sur son CPF. Votre formation en gestion de paie coûte 1 800 €. Vous l’aidez à demander un abondement via son compte France Travail. Le conseiller valide, l’abondement est accordé : inscription validée.

7. Anticiper les freins logistiques avec les aides périphériques

L’accès à la formation ne dépend pas uniquement du contenu… mais aussi de l’environnement de vie de l’apprenant. C’est là qu’interviennent les aides périphériques.

a) Aide à la mobilité

• Couvre les frais de transport, d’hébergement et de restauration.
  
• Soumise à condition de distance domicile/lieu de formation (en général +60 km/jour ou hébergement requis).
  
• À demander en ligne ou avec l’appui du conseiller.
  

b) Rémunération de formation (RFFT)

• Pour les demandeurs non indemnisés ou en fin de droits.
  
• Montant forfaitaire (env. 685 €/mois) versé directement par France Travail.
  
• L’OPAC informe et fournit l’attestation d’entrée et de présence.
  

c) Aide à la Garde d’Enfants pour Parents Isolés (AGEPI)

• Versée à des parents solos en formation ou en reprise d’emploi.
  
• Montant variable selon le nombre d’enfants et la durée de l’action.
  

Exemple : Une mère de famille en reconversion suit une formation de secrétaire médicale à 60 km de chez elle. Grâce à l’aide mobilité + AGEPI + RFFT, elle est logée sur place, ses repas sont pris en charge, et elle perçoit un revenu pendant la formation.

8. Accompagner la VAE dans une logique de certification

La Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) permet d’obtenir tout ou partie d’un diplôme ou d’un titre en valorisant son expérience. France Travail peut en financer l’accompagnement, sous certaines conditions.

a) Ce que peut faire un OPAC

• Être accompagnateur agréé ou labellisé,
  
• Proposer un parcours modulaire de VAE (accompagnement + appui à la constitution du livret 2 + préparation à l’entretien),
  
• Travailler avec des certificateurs (via France VAE ou DAVA).
  

b) Financement par France Travail

• À travers l’AIF, ou directement via les nouveaux dispositifs nationaux France VAE,
  
• Pour les demandeurs d’emploi avec projet validé, cohérent avec le marché local.
  

Exemple : Un ouvrier intérimaire souhaite valider un CAP Maintenance des bâtiments. L’OPAC l’accompagne sur 4 mois. Grâce à l’AIF, la VAE est financée, et il obtient 80 % du titre, avec une recommandation de compléter le reste en formation.

Conclusion

La mission d’un organisme de formation ne se limite pas à « dispenser un savoir ». Elle consiste aussi à ouvrir les portes de la formation à ceux qui en ont le plus besoin. En mobilisant intelligemment les dispositifs de France Travail, un OPAC devient un acteur à part entière de l’insertion professionnelle, un pivot entre projet, financement et réussite.

Alors… prêt(e) à allumer tous les leviers de la réussite pour vos apprenants ?