L’histoire de la formation professionnelle, depuis sa reconnaissance officielle en 1971, a été marquée par différentes réformes et différentes normes. 

Mais qu’est-ce qu’une norme ? 

Il s’agit d’un document de référence qui établit des lignes directrices, des spécifications techniques ou des critères de qualité pour des produits, des services, des processus ou des systèmes. 

Elle vise à : 

• faciliter les échanges en ayant un langage commun
• augmenter le niveau de qualité et de satisfaction des clients
• assurer l’uniformité, la sécurité, l’efficacité et la compatibilité dans divers domaines.
• établir un langage commun et des pratiques uniformes entre les acteurs d’un secteur.
• renforcer la compétitivité des entreprises en leur permettant de se conformer aux meilleures pratiques.

Les normes sont élaborées par des organismes de normalisation, tels que l’AFNOR en France, l’ISO au niveau international ou le CEN au niveau européen.

Le processus d’élaboration implique généralement un consensus entre les parties prenantes : entreprises, consommateurs, pouvoirs publics, etc.

En général, l’application des normes est volontaire. Cependant, certaines normes peuvent être rendues obligatoires par la réglementation, c’est le cas du Référentiel National Qualité Qualiopi, depuis le 1er janvier 2022, pour accéder aux financements publics et mutualisés.

Avoir un langage commun 

C’est l’objectif fixé par la norme NF X50-750, qui a pour finalité de permettre au dispenseur de formation (organisme de formation, formateur indépendant) et au donneur d’ordres (entreprise, organisation) de mieux se comprendre en donnant une terminologie commune et clarifiant les concepts, afin d’harmoniser le vocabulaire utilisé dans les documents relatifs à la formation.

Voici quelques exemples extraits du lexique de référence pour les acteurs de la formation professionnelle : 

Action de formation :

• Processus organisé et structuré visant à développer des compétences, des connaissances ou des aptitudes chez un individu ou un groupe.

Analyse des besoins :

• Démarche visant à identifier les écarts entre les compétences existantes et les compétences requises, afin de définir les objectifs d’une action de formation.

Bilan de compétences :

• Démarche permettant à un individu d’analyser ses compétences professionnelles et personnelles, ses aptitudes et ses motivations, afin de définir un projet professionnel.

Cahier des charges :

• Document contractuel définissant les modalités d’exécution d’une action de formation, notamment les objectifs, le contenu, les méthodes pédagogiques, les modalités d’évaluation et les conditions de réalisation.

Compétence :

• Capacité à mettre en œuvre des connaissances, des aptitudes et des comportements pour réaliser une activité ou une tâche.

Formation continue :

• Ensemble des actions de formation destinées aux adultes déjà engagés dans la vie professionnelle, afin de maintenir et de développer leurs compétences.

Objectif de formation :

• Résultat attendu d’une action de formation, exprimé en termes de compétences, de connaissances ou d’aptitudes à acquérir.

Organisme de formation :

• Structure qui conçoit, organise et réalise des actions de formation.

Validation des acquis de l’expérience (VAE) :

• Démarche permettant à un individu de faire reconnaître ses compétences acquises par l’expérience, en vue d’obtenir une certification professionnelle.

Mettre en place des procédures dans la structure

La norme NF X50-769 vise à établir un cadre de référence pour la qualité des prestations de formation professionnelle dans le but de : 

Améliorer la qualité des formations :

• La norme définit des exigences et des recommandations pour garantir la qualité des processus de réalisation des actions de formation.

Professionnaliser les organismes de formation :

• Elle vise à structurer et à professionnaliser les pratiques des organismes de formation, en leur fournissant un cadre de référence.

Répondre aux besoins des clients :

• La norme prend en compte les attentes des clients (entreprises, individus, etc.) en matière de qualité de formation.

Favoriser la lisibilité de l’offre de formation :

• Elle contribue à rendre l’offre de formation plus transparente et compréhensible pour les bénéficiaires.

Les recommandations de la norme explique les procédures et documents qui couvrent les différentes étapes du processus de formation, notamment : 

1. Identification des besoins et conception de la formation :

• Procédures :
  • Procédure d’analyse des besoins de formation (recueil des besoins auprès des clients, des apprenants, analyse du contexte, etc.).
  • Procédure de conception et de planification des actions de formation (définition des objectifs pédagogiques, élaboration du contenu, choix des méthodes et supports pédagogiques, planification logistique).
• Documents :
  • Compte-rendu d’analyse des besoins.
  • Cahier des charges de la formation (le cas échéant).
  • Programme de formation détaillé (objectifs, contenu, méthodes, durée, prérequis, évaluation).
  • Supports pédagogiques (cours, exercices, études de cas, etc.).

2. Réalisation de la formation :

• Procédures :
  • Procédure d’accueil et d’information des participants.
  • Procédure de gestion du déroulement de la formation (animation, suivi des participants, gestion des imprévus).
  • Procédure d’évaluation des apprentissages (modalités d’évaluation formative et sommative).
• Documents :
  • Liste des participants.
  • Feuille de présence.
  • Supports d’évaluation (questionnaires, grilles d’évaluation, études de cas, etc.).
  • Compte-rendu de formation (bilan de la session, difficultés rencontrées, ajustements).

3. Évaluation et suivi de la formation :

• Procédures :
  • Procédure d’évaluation de la satisfaction des participants.
  • Procédure d’évaluation de l’atteinte des objectifs de la formation.
  • Procédure de suivi post-formation (évaluation du transfert des acquis sur le poste de travail, impact de la formation).
  • Procédure de traitement des réclamations et des suggestions d’amélioration.
• Documents :
  • Questionnaires de satisfaction.
  • Grilles d’évaluation de l’atteinte des objectifs.
  • Enquêtes de suivi post-formation.
  • Analyse des résultats des évaluations et des suivis.
  • Plan d’actions d’amélioration continue.

4. Aspects transversaux :

• Procédures :
  • Procédure de gestion des ressources humaines (recrutement, intégration, formation des formateurs).
  • Procédure de gestion des ressources matérielles et logistiques.
  • Procédure de communication avec les parties prenantes.
• Documents :
  • Profils de poste des formateurs.
  • Plan de formation des formateurs.
  • Inventaire des ressources matérielles.
  • Plan de communication.

L’objectif est de formaliser vos pratiques pour assurer une prestation de formation de qualité et améliorer continuellement vos processus.

Implanter une système de management de la qualité dans les OPAC

Il s’agit ici du plus haut niveau d’assurance qualité dans un organisme de formation. 

La norme ISO 21001 vise à : 

• Améliorer la satisfaction des apprenants et des autres bénéficiaires (parents, employeurs, autorités, etc.) en répondant à leurs besoins et attentes.
• Soutenir l’acquisition et le développement des compétences par le biais de l’enseignement, de l’apprentissage ou de la recherche.
• Accroître l’efficacité et l’efficience des processus éducatifs au sein de l’organisme.
• Promouvoir une culture d’amélioration continue.
• Assurer l’inclusion et l’équité dans les services éducatifs.
• Renforcer la responsabilité sociétale de l’organisme.
• Encourager une conduite éthique dans l’éducation et la formation.
• Garantir la sécurité et la protection des données des apprenants et des autres parties intéressées.

Elle exige de conserver des « informations documentées » pour de nombreux aspects. Voici des exemples de procédures et de documents qui pourraient être mis en place pour répondre aux exigences de la norme :

Procédures (non exhaustif) :

• Procédure d’analyse des besoins et des attentes des apprenants et autres bénéficiaires.
• Procédure de conception et de développement des programmes éducatifs.
• Procédure de prestation des services éducatifs (enseignement, formation, évaluation, etc.).
• Procédure d’accueil et de support aux apprenants.
• Procédure d’évaluation des apprenants (formative et sommative).
• Procédure de gestion des réclamations et des retours d’information.
• Procédure de communication interne et externe.
• Procédure de gestion des ressources (humaines, matérielles, financières).
• Procédure de surveillance et de mesure des processus et des résultats.
• Procédure d’audit interne.
• Procédure de revue de direction.
• Procédure de traitement des non-conformités et d’actions correctives.
• Procédure d’amélioration continue.

Documents (liste non-exhaustive) :

• Politique de l’organisme d’éducation et objectifs qualité de l’éducation.
• Manuel qualité du SMOE (facultatif mais utile pour décrire le système).
• Description du contexte de l’organisme et des parties intéressées.
• Cartographie des processus.
• Fiches de poste et description des compétences requises.
• Plans de formation du personnel.
• Programmes de formation détaillés (curriculum, contenu, méthodes pédagogiques, évaluation).
• Supports de cours et matériels pédagogiques.
• Règlement intérieur.
• Procédures opérationnelles (voir liste ci-dessus).
• Enregistrements (preuves des activités réalisées et des résultats obtenus) :
  • Résultats de l’analyse des besoins.
  • Comptes rendus de réunions.
  • Évaluations des apprenants et résultats.
  • Enquêtes de satisfaction des apprenants et autres bénéficiaires.
  • Résultats de la surveillance et de la mesure.
  • Rapports d’audit interne.
  • Comptes rendus de revue de direction.
  • Enregistrements des non-conformités et des actions correctives.
• Liste des parties intéressées et leurs exigences.
• Planification des actions pour traiter les risques et opportunités.
• Informations documentées externes (lois, réglementations, normes, etc.).

La certification Qualiopi

Dernière née des certifications dans le secteur de la formation professionnelle, son référentiel s’est appuyée sur ces différentes normes, ainsi que sur les obligations légales et réglementaires en France. 

Les grandes dates du guide de lecture : 

V1 : Publiée le 7 juin 2019

V2 : Publiée le 19 juillet 2019

V3 : Publiée le 22 juillet 2019.

V4.1 : Publiée le 25 octobre 2019.

V4.2 : Publiée le 28 octobre 2019.

V5 : Publiée le 28 février 2020.

V6 : Publiée le 5 octobre 2020.

V7 : Publiée le 29 mars 2021.

V8 : Publiée le 23 novembre 2023.

V9 : Publiée le 8 janvier 2024.

Il ne s’agit pas d’une norme à proprement parler, mais d’un référentiel national qualité permettant aux organismes de prouver leur démarche qualité et d’amélioration continue afin de pouvoir prétendre aux fonds des financeurs mentionnés à l’article L.6316-1 du code du travail : les opérateurs de compétences, les associations Transitions Pro, l’État, les régions, la Caisse des dépôts et consignations, France Travail et l’Agefiph.

Ce référentiel national est organisé autour des sept critères : 

• Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus ;
• L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations ;
• L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre ;
• L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre ;
• La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ;
• L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel ;
• Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

Ces sept critères sont reliés à 22 indicateurs qui s’appliquent à l’ensemble des prestataires (tronc commun), auxquels s’ajoutent 10 indicateurs spécifiques à l’apprentissage ou aux formations certifiantes.