Qu’est-ce que le Bilan Pédagogique et Financier ?

Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) est un document annuel obligatoire qui retrace l’ensemble de l’activité d’un organisme de formation ou d’un centre de formation d’apprentis (CFA) sur son dernier exercice comptable clos. Instauré par le Code du travail (articles L.6352-11 et R.6352-22 à R.6352-24), il doit être établi par tous les prestataires de formation professionnelle, quel que soit leur statut (entreprise, association, indépendant, organisme public…) et même si l’activité de formation est secondaire ou accessoire. Les services de formation internes des entreprises qui forment uniquement leurs propres salariés ne sont pas tenus de déposer de BPF car ils n’ont pas de numéro de déclaration d’activité (NDA). En revanche, dès qu’un prestataire possède un NDA (y compris un formateur indépendant ou un CFA d’entreprise), il doit compléter un BPF chaque année, y compris en l’absence de chiffre d’affaires ou de formations réalisées (dans ce cas, la déclaration se fait avec la mention « néant »).

Le BPF a une double utilité réglementaire et statistique. D’une part, il constitue un outil de contrôle administratif et financier pour les Services régionaux de contrôle (SRC) des DREETS, qui l’utilisent pour s’assurer du respect des obligations légales et de la bonne utilisation des fonds de la formation professionnelle. D’autre part, les données collectées via les BPF permettent aux pouvoirs publics d’analyser le marché de la formation professionnelle et d’orienter leurs politiques (les données agrégées sont examinées par le ministère – DGEFP, DARES – pour produire des statistiques macro-économiques sur le secteur). En somme, le BPF dresse chaque année le portrait financier (recettes, dépenses) et pédagogique (stagiaires, heures de formation) de l’activité de formation en France, servant à la fois de base de suivi réglementaire individuel des organismes et de base de pilotage statistique pour l’État.

Modalités de déclaration du BPF 2025

Chaque organisme de formation doit transmettre son BPF 2025 entre le 7 avril et le 30 avril 2025 dans le cadre de la campagne annuelle. La télé-déclaration en ligne est désormais obligatoire pour tous, sauf impossibilité technique avérée. Voici les différentes modalités pour effectuer cette déclaration :

Télé-déclaration sur la plateforme « Mon Activité Formation »

La voie normale de dépôt du BPF est la téléprocédure en ligne via l’application web Mon Activité Formation (MAF) du ministère du Travail. Cette plateforme, accessible à l’adresse https://www.monactiviteformation.emploi.gouv.fr, est dédiée aux démarches dématérialisées des organismes de formation : dépôt de déclaration d’activité initiale, mise à jour des informations, et déclaration annuelle du BPF. Pour déclarer votre BPF en ligne, connectez-vous à votre espace MAF (voir section suivante sur EFP Connect), puis remplissez le formulaire dématérialisé correspondant au Cerfa n°10443*17 directement sur le portail. Une aide interactive est intégrée à l’application en cas de besoin, et un guide utilisateur officiel détaille pas à pas la procédure de saisie du BPF en ligne.

Aucun envoi postal n’est requis lorsque vous télé-déclarez : il n’est plus nécessaire d’adresser une copie papier signée du BPF par courrier à l’administration, ni de joindre votre bilan comptable, compte de résultat ou annexe financier – la transmission en ligne fait foi. Une fois la déclaration soumise sur la plateforme, pensez à télécharger ou imprimer l’accusé de réception (ou le récapitulatif PDF) pour conserver une preuve de votre dépôt.

Accès à la plateforme via EFP Connect

Depuis novembre 2024, l’authentification aux services en ligne du ministère du Travail a été renforcée avec la mise en place de EFP Connect (Emploi Formation Professionnelle Connect). Ce système a remplacé l’ancien portail « Mes Démarches » tout en conservant la même URL pour MAF et les comptes existants des utilisateurs. Pour vous connecter à votre espace Mon Activité Formation, cliquez sur « Accéder à MAF » puis utilisez EFP Connect en entrant vos identifiants. La première connexion via EFP Connect peut nécessiter une réinitialisation de mot de passe ou la création d’un compte EFP si votre ancien compte n’a pu être migré automatiquement – le guide de connexion EFP Connect (v1.1 – 2025) fournit des instructions détaillées à cet effet. En pratique, l’URL et l’interface de MAF restent inchangées, mais il vous sera simplement demandé de passer par le portail d’identification EFP Connect pour plus de sécurité. Une fois authentifié, vous accédez à votre tableau de bord MAF et pouvez initier la saisie du BPF.

À savoir : le code d’activation (code « responsable d’accès ») communiqué par votre DREETS lors de l’enregistrement de votre déclaration d’activité continue de servir pour l’association de votre compte EFP Connect à votre dossier organisme, si ce n’est pas déjà fait. En cas de difficulté de connexion ou de perte de code, une assistance est disponible via le portail support du ministère.

Dépôt du BPF en format papier (formulaire Cerfa)

Si, exceptionnellement, vous ne pouvez pas accéder à la télé-déclaration en ligne (par exemple en cas d’indisponibilité d’internet), il est possible de remplir le BPF manuellement sur le formulaire Cerfa n°10443*17 (version 2023/2024) et de le transmettre par voie postale. Ce formulaire CERFA officiel peut être téléchargé sur le site du service public ou obtenu auprès de votre DREETS. Il comporte les mêmes rubriques (A à H) que la téléprocédure.

Pour un dépôt valide, vous devez compléter lisiblement le formulaire en double exemplaire, le signer, puis l’envoyer avant la date limite au Service régional de contrôle (SRC) de la DREETS dont vous dépendez. L’adresse postale du SRC figure généralement sur le récépissé de déclaration d’activité ou sur le site de la DREETS régionale. Conservez un exemplaire signé du formulaire dans vos archives. À réception, la DREETS enregistrera votre déclaration. Note: même en cas d’envoi papier, les délais réglementaires s’appliquent (cachet de la poste faisant foi). La loi prévoit en effet un envoi « avant le 30 avril » de chaque année, mais en pratique pour 2025 l’administration tolère les envois jusqu’au 31 mai 2025 alignés sur la campagne de télétransmission.

Rubriques du formulaire BPF 2025 : informations à renseigner

Le formulaire (en ligne ou papier) se compose de plusieurs cadres (A à H) à remplir. Ci-dessous le détail de chaque rubrique et les principales données à y indiquer :

Cadre A – Identification de l’organisme de formation : Ce premier cadre reprend les coordonnées administratives de l’organisme. On y renseigne le numéro de déclaration d’activité (NDA) à 10 chiffres délivré par la DREETS, le SIRET de la structure, sa forme juridique, la dénomination sociale ou nom/prénom du responsable, l’adresse du siège et les coordonnées de contact (téléphone, courriel). Il est également demandé si vous acceptez que cette adresse soit rendue publique (dans la liste officielle des OF déclarés). Ces informations servent à identifier sans ambiguïté l’entité déclarante.
Cadre B – Informations générales : Ce cadre précise le période de référence couverte par le BPF, correspondant au dernier exercice comptable clos de l’organisme. Il faut indiquer les dates de début et de fin de l’exercice comptable considéré. Exemple : pour un exercice fiscal calé sur l’année civile, du 1ᵉʳ janvier au 31 décembre 2024, on déclarera au BPF 2025 l’activité de formation réalisée sur cette période. Si l’organisme a une clôture décalée (par ex. exercice juillet N à juin N+1), le BPF 2025 portera sur l’exercice clos en 2024. Le cadre B comporte en outre une question permettant de signaler si, pendant la période considérée, vous avez mis en œuvre des actions de formation en tout ou partie à distance (e-learning, classes virtuelles…). Il suffit de cocher OUI ou NON selon le cas.
Cadre C – Bilan financier (Origine des produits) : Le cadre C dresse le chiffre d’affaires formation professionnelle de l’exercice (montants hors taxes), ventilé par origine des fonds et dispositifs de formation. Il s’agit d’indiquer, pour chaque type de financement, le montant des produits (recettes) HT perçus au titre de la formation professionnelle. Les lignes se décomposent ainsi :
- Ligne 1 : Produits provenant directement des entreprises clientes pour la formation de leurs salariés (financement direct par des employeurs).
- Lignes a à h : Produits provenant des organismes collecteurs ou gestionnaires de fonds (ex-OPCO, Commission paritaire, Caisse des Dépôts, etc.) au titre des principaux dispositifs de formation financés. Chaque lettre correspond à un dispositif précis :
  - a : contrats d’apprentissage (actions dispensées dans le cadre de contrats d’apprenti);
  - b : contrats de professionnalisation;
  - c : dispositifs de promotion ou reconversion par alternance (Pro-A);
  - d : projets de transition professionnelle (congés de transition, ex-CIF);
  - e : formations financées via le Compte Personnel de Formation (CPF);
  - f : dispositifs spécifiques pour les demandeurs d’emploi (ex : Préparation Opérationnelle à l’Emploi, Action de Formation Préalable au Recrutement…);
  - g : dispositifs pour les travailleurs indépendants/non-salariés (actions financées par les Fonds d’assurance formation des non-salariés);
  - h : plan de développement des compétences (formations financées par l’employeur ou son OPCO au titre du plan interne) et autres dispositifs non listés ci-dessus.
- Ligne 2 : Total des produits provenant des organismes collecteurs (somme des lignes a à h).
- Lignes 3 à 8 : Produits provenant des pouvoirs publics pour la formation de publics spécifiques, ventilés par source :
  - 3 : administration d’État (formations pour agents de l’État, collectivités ou établissements publics) ;
  - 4 : instances européennes (fonds européens dédiés formation) ;
  - 5 : État (formations pour publics particuliers financées directement par l’État hors dispositifs précédents) ;
  - 6 : Conseils régionaux (financements régionaux de formation, y compris éventuellement via CPF cofinancé région) ;
  - 7 : France Travail (ex-Pôle emploi, financements pour demandeurs d’emploi) ;
  - 8 : Autres collectivités ou organismes publics (ex. autres collectivités territoriales, organismes publics particuliers finançant de la formation).
- Ligne 9 : Participation de personnes physiques finançant leur formation à titre individuel et à leurs frais (contrats de formation directe avec des particuliers). NB : cette ligne inclut aussi la part payée par les stagiaires eux-mêmes lorsqu’une formation est cofinancée par des fonds publics ou employeurs.
- Ligne 10 : Produits provenant d’autres organismes de formation (y compris CFA). Cela correspond aux prestations que votre organisme a réalisées en sous-traitance pour le compte d’un autre organisme (vous êtes sous-traitant).
- Ligne 11 : Autres produits liés à l’activité de formation professionnelle, n’entrant pas dans les catégories précédentes. Par exemple : revenus de formations effectuées à l’étranger, vente de supports pédagogiques (logiciels, e-learning) ou encore facturation de frais annexes (restauration, hébergement, transport des stagiaires).
- Ligne “Total” : total des lignes 1 à 11, représentant le chiffre d’affaires formation professionnelle de l’exercice. Il faut également indiquer, en pourcentage, la part de ce CA formation dans le chiffre d’affaires global de l’organisme. Astuce: arrondissez ce pourcentage à l’entier (pas de décimale) et inscrivez 1% si le résultat est inférieur à 1% mais que vous avez eu une activité (ne jamais laisser 0% si une action a eu lieu).
Remarques Cadre C : Les montants doivent être indiqués en euros hors taxes et arrondis à l’euro près. Veillez à bien répartir chaque recette dans la catégorie adéquate (en cas de doute sur un financeur, utilisez la ligne la plus appropriée). La somme ligne 2 doit égaler la somme a…h, et la somme “Total” ligne 11 doit égaler la somme des lignes 1 à 10.
Cadre D – Bilan financier (Charges de l’organisme) : Ce cadre recueille le total des charges liées à l’activité de formation sur l’exercice considéré. Il s’agit du cumul des dépenses de l’organisme imputables à la formation professionnelle (frais de personnel, de fonctionnement pédagogique, achats de services, etc.). Deux sous-lignes permettent de distinguer, à l’intérieur de ce total, deux postes importants :
- la part des salaires de formateurs (charges de personnel relatives aux formateurs internes salariés);
- la part des achats de prestations de formation ou honoraires (montants versés à des formateurs externes, vacataires, organismes sous-traitants…).
Ces deux montants sont des détails inclus dans le total des charges formation. Ils permettent à l’administration de voir quelle part de vos dépenses formation correspond à de la prestation externe ou des salaires de formateurs, par opposition aux autres frais (locaux, matériel, etc.). À noter: pour les organismes soumis à plan comptable, ces données correspondent respectivement aux comptes 641 (salaires formateurs) et 6228 (achats de formation) de l’activité formation, si une comptabilité analytique est tenue. Si vous ne disposez pas de ces chiffres précis, fournissez une estimation cohérente.
Cadre E – Personnes dispensant des heures de formation : Ce cadre vise à recenser les formateurs intervenus pour votre organisme durant l’exercice, et le volume d’heures qu’ils ont dispensé. On distingue deux lignes :
- Personnel de votre organisme : incluez ici le nombre de formateurs internes et le nombre total d’heures de formation qu’ils ont animées sur l’année. Sont à comptabiliser : vos formateurs salariés (en CDI, CDD, y compris CDI intermittents), éventuellement le dirigeant ou travailleur indépendant qui anime des formations pour son propre organisme, les formateurs bénévoles (non rémunérés) le cas échéant, ainsi que les formateurs mis à disposition par une autre entreprise à but non lucratif (prêt de main d’œuvre gratuit conformément à L.8241-2 du Code du travail). En résumé, toute personne qui a dispensé des heures de formation sous votre responsabilité directe figure en ligne 1, avec le total de ses heures effectuées (additionnez toutes les heures de cours données par ces intervenants).
- Personnes extérieures à votre organisme : indiquez en ligne 2 le nombre de formateurs externes mobilisés et le nombre d’heures de formation qu’ils ont réalisées pour votre compte. Il s’agit des formateurs intervenant via des contrats de prestation de service, de sous-traitance ou en tant que vacataires indépendants (honoraires). Autrement dit, ceux que vous avez achetés pour animer des formations figurent ici.
Pourquoi ce cadre E ? Il permet de distinguer les ressources humaines mobilisées et d’estimer le volume d’heures de formation “dispensées” du point de vue de l’offre (heures animateur). On peut le rapprocher des heures suivies par les stagiaires (voir cadre F) pour analyser la taille moyenne des sessions. Arrondissez les heures au nombre entier le plus proche. N’incluez pas dans E les personnels n’ayant pas animé de formation (par ex. personnel administratif non formateur).
Cadre F – Bilan pédagogique : Stagiaires et apprentis formés par l’organisme (données relatives aux bénéficiaires des formations). Ce cadre F se décline en sous-parties F1 à F4, et vise à quantifier combien de personnes ont été formées et quelle formation ils ont suivie. Ces données pédagogiques doivent couvrir la même période que les données financières déclarées en C et D. Important : les statistiques de ce cadre F portent uniquement sur les actions de formation réalisées par votre organisme pour ses propres stagiaires (y compris les formations que vous avez sous-traitées à d’autres organismes pour vos stagiaires). Les actions effectuées en tant que sous-traitant pour le compte d’un autre organisme ne sont pas incluses ici mais dans le cadre G séparé. Voici le détail :
- F1. Type de stagiaires de l’organisme : ce tableau répartit le nombre de stagiaires/apprentis formés par votre organisme selon leur statut, ainsi que le nombre total d’heures de formation suivies par chacun de ces publics. Les catégories à distinguer sont généralement : Salariés/employeurs (hors apprentis), Apprentis, Personnes en recherche d’emploi (demandeurs d’emploi que vous avez formés), Particuliers finançant leur formation à titre individuel, et Autres stagiaires (toute personne formée ne relevant pas des catégories précédentes, par ex. travailleurs indépendants, dirigeants non-salariés, bénévoles, etc.). Pour chaque catégorie, deux colonnes sont à remplir : le nombre de stagiaires ou apprentis ayant suivi une formation, et le nombre total d’heures de formation suivies par ces stagiaires. Cette dernière donnée, souvent appelée “heures-stagiaires”, correspond à la somme de toutes les heures de formation reçues par l’ensemble des apprenants du groupe. Exemple: si 10 salariés ont suivi chacun 20 heures de formation, on indiquera « 10 » stagiaires et « 200 » heures suivies pour la ligne correspondante. La ligne Total F1 permet de totaliser l’ensemble des stagiaires (somme a+b+c+d+e) et l’ensemble des heures-stagiaires sur l’exercice.
- F2. Dont activité sous-traitée de l’organisme : ici, on isole la part de l’activité pédagogique que vous avez confiée à un autre organisme en sous-traitance. Concrètement, si vous avez vendu une action de formation mais que celle-ci a été réalisée par un prestataire sous-traitant pour vos stagiaires, il faut indiquer le nombre de stagiaires/apprentis concernés et le nombre total d’heures suivies par ceux-ci dans le cadre de cette sous-traitance. Cela permet à l’administration de savoir quelle portion de vos stagiaires a été formée indirectement (par un tiers). Exemple: vous êtes organisme principal pour 50 stagiaires, dont 10 ont été formés par un partenaire sous-traitant : ces 10 stagiaires et leurs heures suivies seront comptés dans F2. Attention : ces mêmes 10 stagiaires sont bien sûr déjà comptabilisés dans F1 (parmi le total formé par votre organisme), F2 n’est qu’un sous-total explicatif.
- F3. Objectif général des prestations dispensées : cette section ventile le nombre de stagiaires/apprentis formés et d’heures suivies en fonction de la nature ou finalité des actions de formation réalisées. Il s’agit d’indiquer si les formations dispensées visaient des certifications professionnelles ou non, quel niveau, ou s’il s’agissait d’autres catégories d’actions (bilan de compétences, VAE…). Plus précisément, le formulaire distingue notamment :
  - les actions de formation visant un diplôme ou titre à finalité professionnelle enregistré au RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles) – ventilées par niveaux de qualification (niveaux 3 à 8, conformément à la nomenclature nationale) – ainsi que les formations visant un Certificat de Qualification Professionnelle (CQP) enregistré au RNCP;
  - les actions de formation visant une certification professionnelle enregistrée au Répertoire Spécifique (RS) (habilitations, CQP non enregistrés au RNCP, etc.);
  - les formations à visée qualifiante non enregistrées (ex : CQP non reconnu, formations préparant à un certificat maison ou une attestation sans reconnaissance officielle);
  - les formations sans certification (pas de diplôme ni certificat visé, par exemple formation bureautique non certifiante) – ces formations “non qualifiantes” doivent aussi être comptabilisées pour donner une vision exhaustive;
  - les bilans de compétences réalisés (actions relevant de l’article L.6313-1-2° du Code du travail) ;
  - les actions de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) ou d’accompagnement VAE (article L.6313-1-3° du Code du travail).
- En pratique, le CERFA F3 comporte des lignes dédiées pour chacune de ces catégories (avec regroupements éventuels par niveau de diplôme pour les formations certifiantes). Pour chaque type d’action, indiquez le nombre de stagiaires/apprentis ayant suivi ce type de prestation et le total des heures suivies par ces personnes. Le total de F3 (somme de toutes les sous-catégories a, b, c, etc.) doit correspondre au total général des stagiaires et heures de F1, F2, F4 (cohérence globale). Ce cadre F3 offre un aperçu qualitatif de votre offre de formation : il permet de voir la part de formations certifiantes vs non certifiantes, le niveau de qualification visé par vos formations, et l’éventail des activités (formation, bilan, VAE…) couvertes par l’organisme.
- F4. Spécialités de formation : ce dernier tableau du cadre F permet d’indiquer les domaines thématiques des formations dispensées. Vous devez y lister vos cinq principales spécialités de formation (les 5 domaines dans lesquels vous avez formé le plus grand nombre de personnes ou d’heures), en libellé clair, et renseigner pour chacune le code NSF correspondant. La nomenclature des spécialités de formation (NSF) est une liste officielle de codes à 3 chiffres + éventuellement un niveau de précision, qui classe les formations par secteurs (ex : 311 Commerce, 312 Vente, 314 Comptabilité, 344 Formation de formateurs, etc.). Une liste de codes NSF est généralement fournie en annexe (fichier XLSX dans les documents de référence). Choisissez le code le plus précis correspondant à chaque spécialité que vous déclarez. Indiquez en face de chaque spécialité listée le nombre de stagiaires/apprentis formés dans ce domaine et le nombre total d’heures de formation suivies par ces stagiaires. Si vos actions couvrent plus de 5 spécialités différentes, ne mentionnez que les 5 principales et regroupez les autres sous la ligne « Autres spécialités ». Là encore, la somme des effectifs/heures des 5 spécialités + « Autres » doit égaler le total général des formés (cohérence). Exemple: si vous avez principalement formé en Informatique (NSF 326), Langues (136), Gestion/compta (314), Développement personnel (415) et Sécurité au travail (344), vous inscrirez ces intitulés avec leurs codes et chiffres, puis vous utiliserez la ligne « Autres spécialités » pour agréger les domaines secondaires.
Cadre G – Bilan pédagogique : Stagiaires dont la formation a été confiée à votre organisme par un autre organisme (sous-traitance entrante) : Ce cadre G recense, séparément, les **stagiaires et heures de formation concernant des actions réalisées par votre organisme en tant que sous-traitant pour le compte d’un tiers. En effet, si vous avez perçu des fonds d’un autre organisme de formation (vos recettes ligne 10 du cadre C), cela signifie que vous avez formé des stagiaires qui n’étaient pas les vôtres au départ. Il faut donc indiquer ici le nombre de stagiaires que vous avez formés en sous-traitance et le nombre total d’heures de formation qu’ils ont suivies sous votre responsabilité. Ces données ne se mêlent pas avec celles du cadre F (qui ne concerne que vos propres clients) pour éviter les doubles comptes. Exemple: vous avez réalisé, via un contrat de sous-traitance, une formation pour 5 stagiaires apportés par un autre organisme : ces 5 personnes et leurs heures vont dans le cadre G (et correspondent aux recettes ligne 10 déclarées en C).
Cadre H – Personne ayant la qualité de dirigeant : Ce dernier cadre sert à identifier le dirigeant responsable de l’organisme de formation. Il faut indiquer les nom, prénom du responsable (le titulaire de la déclaration d’activité), sa qualité (gérant, président, entrepreneur individuel, directeur…), la date de signature et signer le formulaire. Sur la télé-déclaration en ligne, la validation finale fait office de signature électronique, mais il est quand même demandé de renseigner le nom du dirigeant et sa qualité. Cette attestation engage l’organisme sur la véracité des informations fournies. En cas de déclaration papier, c’est le dirigeant (ou son représentant légal dûment autorisé) qui doit signer.

Échéances et obligations déclaratives en 2025

Pour la campagne 2025, la période de télédéclaration du BPF est ouverte du 7 avril au 30 avril 2025r. Il est impératif de transmettre votre bilan dans ce laps de temps. La date limite officielle est le 30 avril 2025 (au soir) – notez que le Code du travail mentionne encore « avant le 30 avril », mais depuis 2022 l’administration accorde un délai supplémentaire jusqu’à fin mai pour faciliter les démarches. Il est prudent de ne pas attendre le dernier jour pour déclarer, afin d’anticiper tout problème technique éventuel. En cas de retard ou de difficulté majeure, contactez au plus vite votre SRC (Service régional de contrôle) pour les informer et obtenir d’éventuelles instructions.

Documents à transmettre : grâce à la généralisation de la téléprocédure, aucune pièce jointe n’est à adresser lors de la déclaration annuelle standard. Il n’est plus requis d’annexer votre bilan comptable, compte de résultat ou autres documents financiers, sauf demande expresse de l’administration ultérieurement. De même, l’envoi d’une version papier du BPF n’est plus nécessaire si vous avez bien télédéclaré en ligne. Conservez cependant vos justificatifs : l’organisme doit être en mesure de présenter, sur demande du préfet de région ou des agents de contrôle, ses comptes annuels complets (bilan, compte de résultat, annexe) et la liste détaillée des actions de formation réalisées ou en cours. En effet, aux termes de l’article L.6352-11, l’administration peut exiger ces documents pour vérification après la déclaration.

Obligations déclaratives particulières :

Organisme nouvellement déclarés : Si vous avez obtenu votre NDA en cours d’année 2024, vous êtes quand même tenu de déposer un BPF en 2025, dès lors qu’au moins trois mois se sont écoulés depuis votre enregistrement. En pratique, tout prestataire déclaré avant le 1er janvier 2025 doit participer à la campagne BPF 2025 (même pour un exercice partiel). Si votre organisme a été créé très en fin d’année et n’a pas encore clôturé d’exercice au 31/12, renseignez tout de même les cadres A et B, et indiquez « néant » ailleurs si aucune activité n’a démarré.
Absence d’activité de formation en 2024 : Vous devez malgré tout remplir et envoyer un BPF. Dans ce cas, on rappellera qu’il faut indiquer “néant” dans les cadres C, D et F (et éventuellement E si aucun formateur mobilisé). L’obligation de déclaration s’applique même à chiffre d’affaires nul ou exercice blanc. Attention : comme précisé plus loin, une absence totale d’activité peut entraîner la caducité de votre NDA, mais vous devez quand même réaliser la formalité pour informer l’administration.
Périmètre de déclaration – activité formation uniquement : Le BPF ne porte que sur l’activité de formation professionnelle au sens de la loi. Si votre organisme exerce d’autres activités (conseil, édition, formation loisir, etc.), ne déclarez que les données relatives à la formation professionnelle continue. Vos comptes doivent être organisés pour distinguer les produits et charges de formation des autres prestations. En particulier, ne comptabilisez pas dans le BPF les actions qui ne relèvent pas du champ de la formation pro défini à l’article L.6313-1 (ex : coaching personnel non financé au titre de la formation, conseil pur sans action de formation…). Ces prestations « hors BPF » doivent être exclues pour ne pas fausser les chiffres. En cas d’activité mixte, tenez une comptabilité analytique séparée (ou à défaut, appliquez une clé de répartition des charges) pour isoler la partie formation.
Exactitude et cohérence des données : Remplissez le BPF en accord avec votre comptabilité de l’exercice. Les montants financiers déclarés (produits, charges) doivent correspondre aux comptes annuels formation professionnelle. Utilisez le principe de comptabilité d’engagement : incluez toutes les prestations réalisées sur l’exercice, y compris si le paiement n’a pas encore été encaissé à la clôture. Ne déclarez pas en double des actions : une action confiée à un sous-traitant comptera dans vos recettes (cadre C ligne 1-9 selon financement) et stagiaires (cadre F1) et dans F2 (activité sous-traitée), mais cette même action sera déclarée par le sous-traitant dans son propre BPF cadre G. Chacun ne déclare que son périmètre. Enfin, assurez-vous que les totaux généraux concordent entre cadres : par exemple, le total du nombre de stagiaires en F1 doit être cohérent avec la somme des stagiaires par spécialité en F4, etc. L’outil en ligne effectue certaines contrôles de cohérence, mais en version papier c’est à vous d’être vigilant.
Échéances futures : Après la transmission du BPF 2025, le prochain rendez-vous sera au printemps 2026 pour déclarer l’exercice 2025. En cas de changement dans votre structure (déménagement, changement de SIRET, cessation d’activité formation), pensez à informer la DREETS sans attendre – cela peut impacter votre obligation de BPF. Par exemple, un organisme qui cesse son activité formation en 2024 devra quand même déposer le BPF 2025 pour 2024, puis demander la fermeture de son NDA.

Exploitation du BPF par l’administration (DREETS, Carif-Oref, etc.)

Le BPF transmis par chaque organisme n’est pas qu’une formalité administrative – il fait l’objet d’une exploitation concrète par plusieurs instances :

Au niveau régional (DREETS – SRC) : Les services de contrôle examinent les BPF pour vérifier la conformité de chaque organisme. C’est un outil de contrôle privilégié : le SRC compare les données du BPF avec les obligations de l’organisme (qualité des actions, respect de la réglementation financière, etc.). En cas d’anomalie repérée (par ex. un organisme déclarant des fonds CPF sans certification Qualiopi, ou des volumes suspects), cela peut déclencher des demandes de justificatifs ou un contrôle. Les BPF servent également à la DREETS pour établir des statistiques régionales : nombre d’organismes actifs, volume de stagiaires formés dans la région, secteurs porteurs… Ces informations alimentent des rapports régionaux et peuvent être partagées avec les Carif-Oref. En effet, les Carif-Oref (organismes régionaux d’observation et de coordination sur la formation) exploitent les données consolidées du BPF pour analyser l’offre de formation sur le territoire, identifier les tendances (par exemple, évolution du nombre d’apprentis formés, poids de tel secteur dans la formation continue) et orienter les politiques régionales d’emploi-formation. Par ailleurs, la liste publique des organismes de formation est mise à jour en fonction des dépôts de BPF : seuls les organismes à jour de leur obligation y figurent. Ainsi, la DREETS peut demander au Carif-Oref de retirer de l’annuaire régional les prestataires n’ayant pas déclaré leur BPF (ou dont le NDA a été rendu caduc).
Au niveau national : La Délégation Générale à l’Emploi et à la Formation Professionnelle (DGEFP) centralise chaque année les données de tous les BPF. Ces données sont exploitées par la Direction de l’Animation de la Recherche, des Études et des Statistiques (DARES) pour produire des analyses nationales sur le secteur de la formationr. Par exemple, le ministère peut publier des chiffres globaux : nombre total de stagiaires formés en France, montant cumulé du chiffre d’affaires formation de l’ensemble des OF, part financée par fonds publics vs privés, etc. Le BPF est donc un outil de pilotage statistique et d’évaluation des politiques : il permet de suivre l’impact des réformes (ex : montée en puissance du CPF, évolution de l’apprentissage), d’ajuster les financements et priorités en fonction de données objectives, et de garantir la transparence du marché de la formation.
Autres usages spécifiques : Les données du BPF peuvent être croisées avec d’autres systèmes. Par exemple, France Compétences (et la Caisse des Dépôts pour le CPF) peuvent se référer aux informations du BPF pour s’assurer qu’un organisme référencé est en règle. En particulier, depuis 2022, un organisme qui ne dépose pas son BPF voit son référencement sur la plateforme CPF (EDOF) suspendu : la Caisse des Dépôts procède au retrait de ses offres éligibles au CPF, conformément aux CGU d’EDOF, jusqu’à régularisation. De même, pour la certification Qualiopi, le BPF est important : un organisme candidat à Qualiopi doit fournir son dernier BPF aux auditeurs, afin de déterminer la durée de l’audit et de vérifier le périmètre d’activité (formations, bilans, VAE déclarés). Les auditeurs s’assurent que les catégories d’actions déclarées au BPF correspondent à celles couvertes par la certification et que l’échantillonnage des actions auditées est représentatif. Plus globalement, ne pas être à jour de son BPF peut empêcher l’accès à certains financements publics ou appels d’offres, car c’est un indicateur de conformité réglementaire souvent vérifié.

En résumé, le BPF est exploité par l’administration à des fins de contrôle, de transparence et de pilotage. Il alimente la connaissance du secteur et conditionne la capacité de l’organisme à rester dans l’écosystème formation (inscription sur les listes officielles, accès aux financements via CPF ou OPCO, etc.).

Erreurs fréquentes et non-conformités à éviter

Malgré le caractère routinier du BPF, de nombreuses erreurs ou idées fausses subsistent. Voici une liste des pièges fréquents et non-conformités à éviter absolument lors de la préparation de votre BPF 2025 :

Penser que le BPF est facultatif dans certains cas : Faux. Tous les prestataires déclarés sont tenus d’établir un BPF annuel sans exception. Par exemple, croire que « le BPF n’est obligatoire qu’au-delà de X € de chiffre d’affaires » ou « seuls les certifiés Qualiopi doivent faire le BPF » est erroné. De même, même si votre activité de formation est très réduite (quelques heures ou quelques centaines d’euros), la déclaration est requise. Enfin, si vous n’avez eu aucune activité de formation sur l’année, vous devez quand même déposer un BPF (à vide). Ne pas transmettre de BPF du tout serait une infraction, et déclarer “aucune prestation” n’empêche pas les conséquences sur votre NDA (voir sanctions ci-dessous).
Oublier de déclarer le BPF en cas d’absence de chiffre d’affaires ou d’activité : Certains pensent à tort que s’ils n’ont pas eu de clients ou de stagiaires, ils peuvent sauter la déclaration. C’est une erreur : non seulement l’obligation demeure (il faut remplir “néant”), mais en plus un BPF à zéro aboutira généralement à la caducité du NDA. Mieux vaut donc déclarer franchement votre inactivité plutôt que de ne rien envoyer.
Déposer le BPF en retard (ou pas du tout) : Là encore, c’est une non-conformité sérieuse. Passé le 31 mai 2025, votre déclaration sera considérée comme non effectuée sans accord préalable. Beaucoup de dirigeants imaginent qu’un envoi tardif n’aura pas de conséquences – c’est faux et risqué. En cas de difficulté, sollicitez un délai avant l’échéance, mais ne laissez pas passer la date. Une absence de dépôt peut entraîner des sanctions dès le 1ᵉʳ juin (voir ci-après).
Se tromper de période de référence : Vérifiez que vous déclarez bien l’exercice 2024 (ou 2023/2024) selon votre comptabilité. L’erreur classique est de prendre l’année calendaire quand l’exercice est décalé, ou inversement. Par exemple, un organisme closant au 30/06 doit intégrer les données du 01/07/2023 au 30/06/2024 dans le BPF 2025, et non l’année 2024 entière. Une telle confusion fausserait les chiffres (risque de doubles comptes ou d’oubli de 6 mois). Indiquez correctement les dates de début/fin d’exercice en cadre B pour lever toute ambiguïté.
Inclure des activités qui ne relèvent pas de la formation pro : Comme mentionné, le BPF doit rester centré sur la formation professionnelle continue. N’intégrez pas vos chiffres d’affaires de conseil, de formation loisir, de coaching personnel, etc. si ces prestations ne répondent pas à la définition légale d’une action de développement des compétences. Par exemple, un organisme qui fait du conseil RH et de la formation ne doit déclarer que la partie formation. Mélanger toutes vos recettes brouillerait l’analyse et constitue une non-conformité (non-respect de l’obligation de suivi comptable distinct prévu à L.6352-7 du Code du travail). Tenez-vous-en aux actions de formation, bilans de compétences, VAE, apprentissage le cas échéant.
Confondre “heures de formation dispensées” et “heures de formation suivies” : Ce sont deux indicateurs différents que le BPF capture. Les heures dispensées (heures formateur) se déclarent au cadre E (heures effectuées par vos formateurs) tandis que les heures suivies par les stagiaires (heures-stagiaires) se déclarent au cadre F (colonne heures suivies). Une erreur fréquente consiste, par exemple, à reporter le total d’heures formateur en F1 au lieu des heures stagiaires, ce qui est incorrect dès lors qu’il y a des sessions collectives. Vérifiez bien que dans F1, F3, F4 vous indiquez la somme des heures pour tous les stagiaires, et non le volume horaire de l’action en soi. Si 1 formation de 10h a 5 participants, c’est 50h suivies qu’il faut compter.
Mal répartir les financements en cadre C : Portez une attention particulière à la ventilation de vos recettes dans les bonnes cases en C. Des erreurs de classement sont possibles, par ex. confondre “entreprise” (ligne 1) et “Plan de développement des compétences via OPCO” (ligne h), ou oublier qu’une subvention région pour une formation CPF doit aller en ligne 6 (conseil régional) et non en ligne e (CPF) qui ne trace que les fonds de la Caisse des Dépôts. Servez-vous des définitions fournies (notice Cerfa) pour chaque ligne. En cas de doute sur l’origine d’un fonds, contactez le financeur ou votre SRC. De plus, n’oubliez pas de remplir la ligne 9 si vous avez eu des clients particuliers finançant leurs propres formations, et la ligne 10 si vous avez facturé à un autre organisme (sous-traitance). Ces deux lignes sont parfois négligées alors qu’elles sont essentielles (elles expliquent aussi le cadre G).
Omettre les informations sur les apprentis ou la VAE le cas échéant : Depuis la réforme de 2018, les CFA (centres de formation d’apprentis) doivent également réaliser un BPF. Si votre organisme exerce aussi en tant que CFA (ou OFA), il faut inclure les apprentis formés dans vos effectifs au même titre que les stagiaires (catégorie dédiée en F1) et déclarer les recettes afférentes (souvent ligne a pour contrats apprentissage, ou via Régions ligne 6). Ne laissez pas les cases “apprentis” vides si vous avez eu des apprentis. De même, si vous avez réalisé des bilans de compétences ou des actions de VAE, pensez à les comptabiliser dans F3 aux lignes correspondantes, même si les volumes sont faibles. Tout oubli fausserait le bilan de votre activité.
Ne pas indiquer les codes NSF pour les spécialités : Le cadre F4 exige un code pour chaque spécialité listée. Beaucoup d’organismes écrivent seulement l’intitulé du domaine et négligent le code, ce qui est une erreur formelle. Utilisez la liste des codes NSF fournie (ou téléchargeable) pour trouver le code à 3 chiffres approprié. Par exemple, la spécialité « Formation de formateurs » correspond au code “344” (domaine « Formation des adultes, formateurs »). Si vraiment aucune spécialité ne correspond parfaitement, choisissez la plus proche. Ne laissez pas la case code vide, sous peine de voir votre BPF considéré comme incomplet.
Erreurs de cohérence et de calcul : Enfin, assurez-vous de la cohérence arithmétique de votre BPF. Des erreurs dans les totaux ou des incohérences flagrantes pourraient attirer l’attention lors du contrôle. Exemples : total recettes C différent du total des dépenses D alors que normalement l’un n’implique pas l’autre (un organisme peut être déficitaire ou excédentaire, ce n’est pas une incohérence en soi), mais un organisme déclarant des stagiaires sans aucune recette associée (ou inversement) pourrait faire tiquer. Vérifiez que si vous déclarez des stagiaires en F1, vous avez bien des produits en C ou des dépenses en D qui en découlent. Autre point : si vous indiquez des financements CPF en C (ligne e, f, g ou via région/PE), normalement votre organisme devait être certifié Qualiopi en 2024 – en cas de contradiction (fonds CPF sans Qualiopi), attendez-vous à un contrôle. Bref, remplissez le BPF de bonne foi et de façon honnête, et relisez l’ensemble pour repérer d’éventuelles incohérences ou fautes de frappe (par exemple un zéro en trop pouvant transformer 1000 € en 10 000 €).

Risques et sanctions en cas de non-respect

Le non-respect des obligations liées au BPF expose l’organisme et son dirigeant à plusieurs niveaux de sanctions, d’ordre administratif, financier et pénal. Voici les principales conséquences en cas de manquement :

Caducité de la déclaration d’activité (NDA) : Si un organisme ne transmet pas son BPF, ou s’il le transmet en affichant aucune activité de formation, la réglementation prévoit la caducité de son numéro de déclaration d’activité. Concrètement, l’enregistrement de l’organisme est annulé (articles L.6351-6 et R.6352-23). L’organisme perd alors le droit d’exercer des actions de formation professionnelle. Cette caducité est généralement prononcée par le préfet de région. L’organisme est enlevé de la liste officielle des OF déclarés (article L.6351-7) et reçoit notification de l’interdiction d’exercer. Pour reprendre son activité, il devra déposer une nouvelle demande de déclaration d’activité (NDA) s’il souhaite à nouveau exercer un jour. Ce retrait est la sanction administrative la plus courante en cas d’oubli ou de refus de BPF.
Sanctions financières (amende) : L’absence de dépôt du BPF est passible d’une amende pouvant atteindre 4 500 € en application de l’article L.6355-15 du Code du travail. Cette sanction pénale (contravention de 5ᵉ classe, potentiellement multipliée par deux en cas de récidive) vise à réprimer le manquement à l’obligation de transmission. Elle est moins systématique que la caducité du NDA, mais peut être prononcée en cas de non-déclaration volontaire ou de dissimulation. Par exemple, un organisme qui refuserait délibérément de faire son BPF pour cacher son activité s’expose à des poursuites pouvant aboutir à cette amende.
Radiation des listes et déréférencements : Conséquence directe de la caducité du NDA, l’organisme est radié des annuaires officiels. Il ne figurera plus sur la liste publique des organismes de formation consultable par les clients et financeurs. De plus, s’il proposait des formations sur des plateformes telles que Mon Compte Formation (EDOF), il sera automatiquement déréférencé : la Caisse des Dépôts supprime les offres CPF d’un organisme dont le NDA est caduque, conformément aux CGU du service. Ceci entraîne la perte des opportunités commerciales liées au CPF et autres financements publics.
Sanctions pénales pour le dirigeant : En cas d’infraction grave ou répétée, le Code du travail prévoit des peines complémentaires à l’encontre des responsables. Notamment, un dirigeant d’organisme de formation qui enfreint les dispositions légales (par exemple, qui continuerait à exercer alors que son NDA est caduc, ou qui aurait fraudé dans sa déclaration) peut se voir infliger une interdiction d’exercer temporaire ou définitive la direction d’un organisme de formation. L’article L.6355-23 permet au juge d’ordonner une telle interdiction professionnelle, qui peut gravement compromettre la carrière du dirigeant fautif. Par ailleurs, d’autres sanctions pénales existent en cas de fraude avérée (faux BPF, détournement de fonds de formation, etc.), avec des amendes et peines prévues aux articles L.6355-1 et suivants du Code du travail. Ces cas restent heureusement rares et concernent des manquements intentionnels ou frauduleux.
Impact sur la certification Qualiopi : Indirectement, ne pas réaliser le BPF peut vous bloquer l’accès à la certification Qualiopi ou vous faire perdre celle-ci. En effet, lors d’un audit Qualiopi, l’absence de BPF à jour sera vue comme une non-conformité rédhibitoire (critère légal non respecté). De plus, pour un organisme candidat, le dernier BPF est requis pour dimensionner l’audit. Pas de BPF = pas de certification possible, ce qui à son tour exclut l’organisme des financements par fonds mutualisés ou publics (OPCO, CPF…).
Conséquences fiscales éventuelles : Bien que le BPF ait avant tout un objet pédagogique et financier sectoriel, un organisme qui ne le renseigne pas correctement pourrait attirer l’attention sur sa situation financière. Par exemple, si les montants déclarés sur le BPF diffèrent notablement de ceux déclarés aux impôts ou à l’URSSAF, l’administration peut creuser la question lors d’un contrôle croisé. Une anomalie flagrante (sous-déclaration de chiffre d’affaires formation par rapport aux factures trouvées) pourrait entraîner un redressement fiscal ou social. Il est donc dans l’intérêt de l’organisme de cohérence de veiller à ce que le BPF reflète fidèlement la comptabilité réelle, sous peine de suspicion de fraude. En cas de fraude avérée (par exemple, détournement de fonds de formation), des sanctions fiscales et pénales lourdes peuvent s’ajouter (remboursement des subventions, amendes pour travail illégal, etc.). Il ne s’agit pas d’une conséquence directe du BPF, mais d’un risque accru en cas de fausse déclaration.

En somme, l’omission ou la mauvaise exécution du BPF expose l’organisme à la perte de son habilitation et à des sanctions financières. Le dépôt du BPF est une condition sine qua non pour continuer à exercer légalement et sereinement. Respecter cette obligation permet d’éviter : la perte du NDA et l’interdiction d’exercer (caducité), la radiation des circuits de financement (CPF, listes publiques), et des amendes pouvant atteindre 4 500 €. Ces sanctions sont prévues par la loi et peuvent être appliquées cumulativement. Il est donc crucial de prendre la déclaration BPF au sérieux chaque année.

Fiche pratique synthétique (BPF 2025)

Qui doit déposer le BPF ? – Tous les organismes de formation et CFA disposant d’un numéro de déclaration d’activité (NDA) actif, y compris les formateurs indépendants et prestataires occasionnels. Aucune exemption liée au statut, au chiffre d’affaires ou à la taille : dès que vous avez un NDA (même si obtenu récemment ou sans activité significative), vous êtes concerné. Seuls échappent à l’obligation les services de formation internes purs (formation strictement intra-entreprise sans NDA).
Période couverte : le BPF 2025 retrace l’activité de formation du dernier exercice comptable clos (généralement 2024 pour un exercice calendaire). Bien identifier les dates de début et fin de période dans le formulaire. Inclure toutes les actions de formation terminées pendant cet exercice, même si la facturation a eu lieu avant/après (raisonnez en accrual).
Ouverture de la déclaration : du 7 avril au 30 avril 2025 sur la plateforme en ligne. La date limite de dépôt est le 30 avril 2025 (campagne officielle). Passé ce délai, l’organisme est en infraction. Idéalement, préparer et envoyer avant mi-mai pour parer aux aléas.
Mode de déclaration : en ligne via Mon Activité Formation (MAF) – recommandé et obligatoire dans la plupart des cas. Se connecter avec EFP Connect (nouveau système d’authentification depuis fin 2024). Suivre les étapes du formulaire en ligne Cerfa 10443*17 et valider électroniquement. En cas d’impossibilité internet, recourir au formulaire Cerfa papier à envoyer signé à la DREETS avant la date butoir. Conserver une copie de votre déclaration (impression écran ou PDF).
Champs principaux à renseigner :
- Identification de l’organisme (NDA, SIRET, coordonnées du siège, dirigeant),
- Exercice de référence (dates) et indication si formations à distance,
- Données financières (chiffre d’affaires formation détaillé par sources de financement, et total des dépenses formation),
- Données pédagogiques (nombre de stagiaires/apprentis formés, heures de formation suivies, répartis par statut des publics, par nature d’action – certifiante ou non –, et par spécialité de formation),
- Ressources humaines mobilisées (nombre de formateurs internes/externes et heures dispensées),
- Sous-traitance (part de l’activité confiée à des tiers, et actions réalisées pour le compte d’autres organismes),
- Signature du responsable.
Documents justificatifs à prévoir : le BPF se suffit à lui-même lors du dépôt (aucune pièce jointe requise). Toutefois, tenez prêts en interne : votre bilan comptable 2024 et compte de résultat, le détail de vos recettes par financeur (OPCO, CPF, etc.), le relevé des heures de formation effectuées (par projet, par formateur), la liste de vos stagiaires/apprentis formés et leur statut, ainsi que la correspondance avec les codes NSF de vos formations. Ces éléments vous aideront à remplir correctement chaque rubrique et pourront être demandés par l’administration en cas de contrôle a posteriori.
Bonnes pratiques : Vérifier la cohérence des totaux (ex. total des stagiaires = somme des stagiaires par catégorie). Remplir “néant” si aucune donnée dans une section (éviter les cases vides). Utiliser les listes officielles (codes NSF, niveaux RNCP) pour les codes à reporter. Garder une trace de la soumission en ligne (un accusé de réception s’affiche une fois le BPF transmis sur MAF). Ne pas attendre le dernier jour pour soumettre, afin de pouvoir réagir en cas de bug technique ou d’oubli de dernière minute.
En cas de doute ou de question : Consulter la notice explicative Cerfa détaillée et le guide utilisateur BPF 2025 mis à disposition sur Mon Activité Formation. Vous pouvez également solliciter votre Service Régional de Contrôle (SRC) à la DREETS (par téléphone ou via l’adresse contact indiquée sur vos courriers officiels) pour toute question relative au remplissage ou à votre situation particulière.
Conséquences si non-déclaration : risque de perte du NDA (radiation administrative) et interdiction d’exercer en formation. De plus, retrait des financements (exclusion des listes CPF, etc.) et possible amende de 4 500 € en cas de manquement avéré. Conclusion : déclarez systématiquement votre BPF chaque année dans les temps pour préserver votre activité.

En suivant ce guide et en vous référant aux sources officielles, vous disposerez de toutes les clés pour renseigner correctement votre Bilan Pédagogique et Financier 2025. Ce faisant, vous remplirez vos obligations légales tout en contribuant à la transparence et à la connaissance du secteur de la formation professionnelle. Bonne déclaration !

Guide complet du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) – Campagne 2025