1. Utiliser les outils d’accessibilité intégrés à Microsoft Office
Vérificateur d’accessibilité
Tous les logiciels Office (Word, Excel, PowerPoint) intègrent un Vérificateur d’accessibilité qui analyse votre document et signale les problèmes potentiels.
Comment l’utiliser :
- Allez dans l’onglet Révision > cliquez sur Vérifier l’accessibilité (ou dans Fichier > Informations > Vérifier la présence de problèmes > Vérifier l’accessibilité),
- Une fenêtre latérale affiche les erreurs, avertissements et conseils,
- Cliquez sur chaque élément pour obtenir des recommandations précises et des liens d’aide.
2. Bonnes pratiques pour rendre un document Microsoft accessible
A. Structurer le document avec des styles intégrés
- Utilisez les styles prédéfinis (Titre 1, Titre 2, Normal, Liste à puces) pour structurer vos documents,
- Ne pas utiliser le formatage manuel (gras + taille) pour simuler des titres,
- Cela permet aux lecteurs d’écran de naviguer facilement dans le contenu.
B. Ajouter des textes alternatifs aux images et objets
- Pour chaque image, graphique, forme ou SmartArt, faites un clic droit > Format de l’image > Texte alternatif,
- Renseignez un texte clair et concis qui décrit l’image ou la fonction,
- Si l’image est purement décorative, indiquez « Image décorative » ou laissez le champ vide.
C. Utiliser des couleurs avec contraste suffisant
- Assurez-vous que le texte et les éléments graphiques ont un contraste minimum de 4,5:1 par rapport à leur arrière-plan,
- Évitez de transmettre une information uniquement par la couleur (ex. : rouge pour « erreur » sans texte explicatif).
D. Créer des tableaux accessibles
- Utilisez des tableaux simples uniquement pour des données tabulaires,
- Définissez une ligne d’en-tête via l’onglet Disposition > Convertir en tableau > Répéter les lignes d’en-tête,
- Ne pas imbriquer de tableaux,
- Évitez les tableaux utilisés pour la mise en page.
E. Vérifier les liens hypertextes
- Les liens doivent avoir un texte explicite (ex. : « Découvrez nos formations » plutôt que « Cliquez ici »),
- Dans Word, faites un clic droit sur le lien > Modifier le lien pour ajuster le texte.
F. Indiquer la langue du document
- Allez dans Révision > Langue > Définir la langue de correction,
- Sélectionnez la langue principale du document (ex. français),
- Ceci permet une meilleure synthèse vocale et correction orthographique adaptée.
G. Eviter les éléments non accessibles
- Ne pas insérer de contenu Flash, animations complexes ou vidéos sans alternatives,
- Évitez les colonnes multiples trop complexes dans Word,
- Ne pas utiliser des polices décoratives ou trop petites.
3. Vérification finale et tests
- Lancez le Vérificateur d’accessibilité et corrigez les erreurs remontées,
- Testez la navigation dans le document au clavier (TAB, MAJ+TAB),
- Si possible, ouvrez le document avec un lecteur d’écran (NVDA gratuit, VoiceOver sur Mac),
- Demandez un retour d’un utilisateur en situation de handicap.
