La mise en place d’un système de management de la qualité (SMQ) est un élément essentiel pour garantir la qualité des prestations d’un organisme de formation. Avec la mise en place du nouveau référentiel QUALIOPI, cette exigence est devenue encore plus importante. En effet, les organismes de formation doivent désormais être certifiés QUALIOPI pour pouvoir prétendre aux financements des OPCO. Dans cet article, nous allons explorer les étapes nécessaires pour mettre en place un SMQ conforme aux exigences de QUALIOPI et voir un exemple concret.
I Comment mettre en place un système de management QUALIOPI ?
A Comprendre les exigences de QUALIOPI
La première étape pour mettre en place un SMQ conforme à QUALIOPI est de bien comprendre les exigences du référentiel. Il est important de lire attentivement le référentiel QUALIOPI pour comprendre les éléments nécessaires à la mise en place d’un SMQ efficace. Cette étape permet également de savoir comment adapter les processus existants de l’organisme de formation pour répondre aux exigences de QUALIOPI.
Le référentiel QUALIOPI définit les critères qui doivent être respectés pour être certifié et financer des formations. Parmi les critères clés, on retrouve la prise en compte des besoins des parties prenantes (clients, formateurs, bénéficiaires), la personnalisation de l’offre, l’adaptation de la formation aux publics visés, la qualification des formateurs, la prise en compte des évaluations et de la satisfaction des bénéficiaires, la gestion des ressources et des moyens, la gestion des réclamations, la gestion des sous-traitants, la gestion des achats et des fournisseurs, la planification des actions d’amélioration et l’information des parties prenantes.
B Impliquer l’ensemble du personnel
La mise en place d’un SMQ est une tâche collective qui nécessite la participation de tous les membres de l’organisme de formation. Il est donc important d’impliquer l’ensemble du personnel dès le début du projet. Cette implication est nécessaire pour que chacun comprenne les enjeux de la démarche et pour assurer la réussite de la mise en place du SMQ.
Il est conseillé de mettre en place un comité de pilotage pour le projet de mise en place du SMQ, avec des représentants de chaque service concerné par la démarche qualité. Ce comité sera chargé de superviser l’ensemble du projet et de veiller à ce que les exigences du référentiel QUALIOPI soient respectées.
C Définir les processus clés
La mise en place d’un SMQ efficace nécessite la définition des processus clés de l’organisme de formation. Ces processus doivent être définis de manière claire et précise, en prenant en compte les exigences du référentiel QUALIOPI. Il est important de définir les interactions entre ces processus, afin d’assurer une gestion efficace du système de management de la qualité.
Il s’agit de réfléchir à chaque étape du processus et de déterminer qui est responsable de chaque action, comment elle est réalisée, si c’est la bonne manière de procéder, et s’il est possible d’améliorer quelque chose sans surcharger le travail.
Il est également important de définir les interactions entre ces processus, afin d’assurer une gestion efficace du système de management de la qualité. Une fois les processus clés définis, un document de synthèse doit être réalisé pour permettre à chaque membre de l’équipe de savoir ce qu’il doit faire à chaque étape du processus. Ce document doit ensuite être validé par l’équipe et la direction, et sa mise en application doit être immédiate après la réunion.
Le responsable qualité doit veiller à la conformité des actions réalisées par l’équipe par rapport au document de synthèse, afin d’assurer un SMQ efficace et conformément aux exigences du référentiel QUALIOPI. Enfin, il est également important de mettre en place des processus de suivi et d’évaluation pour assurer la qualité continue des formations dispensées, ainsi que la satisfaction des stagiaires et des financeurs.
D Documenter les processus
Une fois les processus clés définis, il est essentiel de les documenter de manière claire et précise. Cette documentation doit être accessible à tous les membres
II Exemple d’implémentation dans un organisme de formation à taille humaine
La première étape consiste à créer un programme de formation et à rédiger une fiche détaillée de l’action. Cette fiche doit être publiée pour attirer des stagiaires ou des entreprises intéressées.
Une fois que les prospects sont identifiés, il est important de procéder à une analyse approfondie de leurs besoins, de leur positionnement et de leur motivation pour s’assurer que la formation convient bien à leurs attentes et à leurs compétences.
La contractualisation doit ensuite être réalisée, puis le choix du formateur doit être effectué pour assurer une qualité de prestation optimale.
Une fois que les stagiaires sont intégrés dans la formation, il est important de suivre leur parcours de formation en surveillant les émargements par séance, les retards, les absences, les dysfonctionnements, les contenus délivrés, les exercices réalisés, les évaluations en cours de formation et l’évaluation en fin de formation.
La gestion des dysfonctionnements, des procédures de relance des stagiaires absents, des abandons et des réclamations est également essentielle pour garantir une qualité de prestation optimale.
Pour les formations certifiantes, il est important de procéder à l’inscription à la certification et de s’assurer que les stagiaires ont les compétences nécessaires pour passer l’épreuve.
Une fois que la formation est terminée, il convient de délivrer un certificat de réalisation et de procéder à la facturation.
Si un financeur externe a été impliqué dans la formation, il est important de procéder à une évaluation de la satisfaction de ce dernier. De même, si l’entreprise était le commanditaire, une évaluation de la satisfaction de ce dernier doit être réalisée.
Le suivi du stagiaire à trois mois pour évaluer sa montée en compétences est également une étape importante.
Il convient également de mettre en place un plan de développement des compétences de l’équipe pédagogique et de procéder à une évaluation semestrielle des compétences du formateur.
Enfin, une veille technique, pédagogique, réglementaire et innovante doit être réalisée pour améliorer continuellement les processus. Cette veille peut être effectuée à l’aide d’outils, de supports ou de flux appropriés. L’équipe doit également être encouragée à partager ses idées pour faire émerger de nouveaux projets.
Conclusion
En conclusion, la mise en place d’un système de management de la qualité (SMQ) conforme à QUALIOPI est devenue une exigence majeure pour les organismes de formation souhaitant prétendre aux financements des OPCO. Pour ce faire, il est nécessaire de bien comprendre les exigences du référentiel QUALIOPI, d’impliquer l’ensemble du personnel, de définir les processus clés, de documenter les processus et de mettre en place des processus de suivi et d’évaluation pour assurer la qualité continue des formations dispensées. La réussite de la mise en place du SMQ dépend de la collaboration de tous les membres de l’organisme de formation, et sa mise en application doit être suivie et évaluée régulièrement pour garantir son efficacité.
