Je me rappelle d’un cours en Master 2, en tout début d’année, sur le cahier des charges qui a fini par un cours sur le devis et la négociation. Or, un cahier des charges n’est pas un devis.
Le cahier des charge et le brief sont deux documents utiles pour l’évaluation et la production d’une prestation. Mais alors quelle différence y a-t-il entre les deux ? Comment savoir ce que doivent contenir chacun d’eux ?
Sommaire
Quelle différence entre un brief et un cahier des charges ?
La différence entre un cahier des charges et un brief, ce sont les informations qu’ils contiennent.
Le cahier des charge contient l’ensemble du projet tandis qu’un brief est une déclinaison en fonction de l’activité à réaliser.
Je vais prendre un exemple qui va certainement vous parler. Je suis artisan et j’ai besoin d’un site web, mais je n’ai rien : pas de photo qui soit utilisable, pas de texte à mettre sur mon site web, et pourtant j’aimerais avoir un site pour présenter mon activité et être bien référencé. Je souhaite faire appel à une agence pour réaliser mon projet.
Tous ces objectifs seront dans le cahier des charges qui sera ensuite décliné par le responsable du projet en différents briefs en fonction des métiers / fonctions de chacun dans l’équipe :
- photographe
- le réalisateur audiovisuel pour les vidéos
- référenceur pour l’optimisation du site et la réalisation de son architecture
- graphiste pour la réalisation du design de l’interface graphique
- intégrateur pour l’intégration de l’interface graphique sur le site web
- rédacteur web pour la rédaction et l’illustration des contenus optimisés pour chaque page
- développeurs (front-end pour la partie utilisateur ; back-end pour la partie administration) pour la création du site web
Chacun interviendra à des moments différents au cours des étapes de la création du site web. Ils collaboreront ensemble sous la direction du chef de projet.
Dans le cas de l’appel à un indépendant (Freelance), soit il aura l’ensemble de ces compétences, soit il fera appel à des sous-traitants.
Petite note : la plupart des agences font appel à des freelances pour la réalisation (de tout ou partie) de leurs projets en fonction de leurs compétences et de leurs niveaux de maitrise du sujet. J’ai eu l’occasion de travailler avec de grandes agences parisiennes dans le cadre de la sous-traitance en marque blanche de certaines parties de leurs projets pour des grands groupes ou des réseaux de franchisés.
Quelle est l’utilité d’un cahier des charges ?
Le cahier des charges sert à :
- évaluer la faisabilité juridique, technique et opérationnelle du projet
- établir le coût sur chacun des postes de production
- prévoir les points clés de rencontre avec le client
- établir un rétroplanning des opérations
- rédiger les différents briefs
- sélectionner les membres de l’équipe, puis répartir le travail
- suivre l’avancement du projet
- valider chacune des étapes en interne
- présenter les livrables au client
- organiser la recette (acomptes et solde)
Composition d’un cahier des charges
Un cahier des charge fait un constat de l’existant et des mesures à prendre pour atteindre un objectif.
Il n’y a pas de formalisme particulier. Vous pouvez le réaliser à partir d’un tableur, à partir d’un document texte, une présentation sous forme de slides… L’important c’est d’être compréhensible rapidement.
Présentation de l’entreprise
- Son histoire
- Ses valeurs
- Ses motivations
- Son activité
- Sa clientèle
Description du contexte et définitiondu projet
Nous aurons donc une première partie avec une description du contexte et la définition du projet.
Dans quel contexte se fait cette demande ? Création d’une nouvelle activité ? Relance d’une activité pré-existante ? Changement de stratégie d’entreprise (pivot) ? Conquête de nouveaux marchés ? etc.
La définition du projet va parler surtout de ce qui est attendu : un site web ? une application ? un blog ? une stratégie social média ? une action de référencement (SEO/SEA/SEM) ? etc.
Objectifs du projet
Objectifs opérationnels
Ensuite, il s’agit de présenter les objectifs du projet. Plusieurs réponses sont possibles : créer un site web, refondre un site web existant, ajouter une ou plusieurs fonctionnalités au site web, optimiser le référencement naturel, gagner en visibilité sur le web, gagner en visibilité sur les réseaux sociaux, gagner en notoriété sur le web et/ou sur les réseaux sociaux, gagner en crédibilité, convertir davantage de prospects… Ces objectifs vont être traduits en objectifs opérationnels.
La cible
Envers qui est destiné le projet ?
Profil type de la cible ? (Persona)
La concurrence
Que propose-t-elle ? Comment ? Quelles sont les différences par rapport à votre projet ?
Périmètres du projet
Puis, il faut déterminer le périmètre du projet : Jusqu’où aller ? Avec quel budget ? Avec des résultats attendus sous quels délais ? Avec quelles contraintes juridiques, techniques … ? Ici, on va parler des limites fixées au projet.
Les limites permettent de contextualiser les attentes et les moyens mis en place pour en apprécier le réalisme.
Ainsi, si on demande à un référenceur SEO de livrer un site web sous deux mois et d’être déjà en première page de Google sans avoir de matière, ni une notoriété préalable (ce qui sous-entend une communauté préexistante et une présence déjà affirmée sur le web), et sans moyens financiers/humains pour pérenniser la démarche de visibilité et les optimisations, on comprend bien que le projet n’est pas réaliste dans la mesure où pour obtenir des résultats il faut compter sur le temps long car la démarche SEO est une action de fond qui porte ses résultats au bout de plusieurs mois, mais qui – contrairement aux publicités – reste actif sur la durée.
A l’inverse, si l’on propose un budget conséquent pour la réalisation du projet et qu’il reste une marge de manœuvre utilisable pour renforcer l’objectif à atteindre par d’autres actions, le chef de projet pourra revenir vers le client pour lui faire des propositions d’optimisation de son budget en fonction des actions stratégiques à entreprendre.
Parmi les contraintes, si je prends l’exemple d’une plateforme de santé, on va avoir le traitement de données à caractère personnelles sensibles liées à l’état de santé du patient (avec déclaration à la CNIL et une gestion particulière => caractère juridique) qui demandera un hébergement des données sur des serveurs spécifiques agréés par le Ministère de la Santé pour leur sécurisation (=> caractère technique).
Description fonctionnelle des besoins
Ici, nous entrons plus en détail sur le besoin en décrivant les fonctionnalités nécessaires à l’entreprise pour atteindre ses objectifs.
Par exemple, il peut s’agir de créer un tunnel de vente avec :
- un scénario sur le parcours utilisateur
- un formulaire de capture
- une base de données prospects / clients
- une ou plusieurs pages d’atterrissage et/ou de commande
- un auto-répondeur pour les mails transactionnels (mails envoyés automatiquement pour valider des actions telle que l’inscription à une newsletter, ou un mail de remerciement suite à une commande)
- un système d’e-mailing pour la newsletter à partir d’une base de données
- des scripts permettant de gérer la segmentation de la base de données en fonction des comportements des inscrits
- un moyen de paiement
- etc..
Il y a aussi la structure recherchée : par rapport à l’ergonomie, la charte graphique à employer, le ton que l’on veut donner aussi (Charte éditoriale).
On peut, à cette étape, présenter un moodboard.
L’enveloppe budgétaire
Ici, on va décrire l’enveloppe globale et la répartition par poste. Quel budget pour le site web ? Pour son référencement ? Pour les fonctionnalités complémentaires ? etc.
Cela permet d’avoir une idée de la représentation du travail telle que se l’imagine le client au départ, et pourra ensuite être revue avec le prestataire pour obtenir quelque-chose de cohérent et réaliste.
Les délais
C’est ici que nous retrouvons un rétroplanning des actions à mener sur une ligne de temps bornée par deux date (début et fin). Cela permet de voir ce qui peut être parallélisé et l’enchaînement des actions.
Ainsi, pour un site web, nous allons retrouver l’ensemble des points clés de sa réalisation et les dates de validation des livrables.
Pour une action de community management, on va plutôt fixer le calendrier éditorial, les types de contenus à produire par période, la fréquence de publication, la modération… en fonction de chaque support. Cela permet de savoir qui doit faire quoi et à quel moment.
Ce qu’il faut retenir
Le cahier des charges permet :
- au donneur d’ordre de formaliser sa demande,
- au prestataire d’évaluer la faisabilité et la cohérence de la demande.
- une mise en commun entre le prestataire et son donneur d’ordre des réflexions autour du projet et de sa réalisation, c’est ce qui permet de faire évoluer le cahier des charges tout au long de l’étape de négociation préalable à la commande.
Le cahier des charges est quelque-chose d’assez mouvant au départ, puis il se fige au moment de la commande pour devenir un outil contractuel.
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